Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après le « RGPD ») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.
Dans le cadre de son activité, EYECOOK met en oeuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses contacts et clients.
Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
– « contact(s) » : désigne toute personne physique ou morale en relation avec EYECOOK mais qui n’est pas utilisateur du service (prospects, relations, partenaires, …) ;
– « client(s) » : désigne toute personne physique ou morale cliente de EYECOOK et utilisatrice du service
– « responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est Le président d’EYECOOK – 9 Rue Saint Michel –
67000 STRASBOURG, adresse mail- contact@eyecook.fr-
– « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels EYECOOK travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’elle traite ;
– « personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou
indirectement. Elles sont, au titre des présentes, qualifiées de « client » ou de « contact » ;
– « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs.
Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs
droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
Pour satisfaire à ses besoins, EYECOOK met en oeuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatives à ses contacts et clients. La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de EYECOOK et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses contacts et clients au regard du traitement de
leurs données à caractère personnel.
La présente politique de confidentialité a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des contacts et clients de EYECOOK. La présente politique ne porte que sur les traitements dont EYECOOK est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par EYECOOK ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par elle.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre EYECOOK et ses contacts et clients.
Aucun traitement n’est mis en oeuvre par EYECOOK concernant des données de contacts et clients s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD. Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des contacts et clients par le biais d’une modification de la présente politique.
• Identification des personnes physiques : nom, prénom.
• Identification des personnes morales : dénomination, forme, capital, adresse du siège, numéro d’inscription au RCS.
• Adresse IP et historique de connexions (dates et heures).
• Coordonnées : Téléphone, adresse e-mail, adresse postale.
• Photo de profil.
• Données relatives au consentement accordé. EYECOOK ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD et notamment aucune donnée bancaire.
EYECOOK collecte les données de ses contacts et de ses clients à partir de :
• Données fournies par les utilisateurs lors de la création de leur compte
• Fiches ou formulaires électroniques remplis par les utilisateurs
• Échanges par courriel ou via les réseaux sociaux.
Selon les cas, EYECOOK traite vos données pour les finalités suivantes :
• Gestion de la base de données des utilisateurs du service
• Gestion de la relation client
• Gestion des événements organisés par EYECOOK (conférences, présentations, etc.)
• Envoi de nos newsletters
• Réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne)
• Amélioration de nos services
• Réponses à nos obligations administratives
• Réalisation de statistiques à usage exclusivement interne à la société.
Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :
Contacts : Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, consentement. Clients et utilisateurs : Exécution précontractuelle ou contractuelle.
EYECOOK s’engage à ce que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou
externes autorisés, à savoir :
• Personnel salarié
• Stagiaires
• Prestataires informatiques
• Expert comptable ou commissaire aux comptes de la société
• Avocats de la société
• Administration.
La durée de conservation des données est définie par EYECOOK au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle. Passés les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique. Il est rappelé aux contacts et clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que EYECOOK n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
Les contacts et clients disposent d’un droit de demander à EYECOOK la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.
Les contacts et clients disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
• La demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité à jour.
• La demande doit être formulée par écrit à l’adresse d’EYECOOK figurant dans le préambule. Si les contacts et clients présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire. Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de nuire à EYECOOK. Pour vous aider dans votre démarche, notamment si vous désirez exercer votre droit d’accès par le biais d’une demande écrite, vous trouverez en cliquant sur le lien suivant un modèle de courrier élaboré par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (la « CNIL »). https://www.cnil.fr/fr/modele/courrier/exercer-son-droit-dacces
Au titre de ce droit, la législation vous habilite à demander la rectification, la mise à jour, le verrouillage ou encore l’effacement des données vous concernant qui peuvent s’avérer le cas échéant inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes. Pour vous aider dans votre démarche, notamment si vous désirez exercer votre droit de rectification par le biais d’une demande écrite, vous trouverez en cliquant sur le lien suivant un modèle de courrier élaboré par la CNIL.
https://www.cnil.fr/fr/modele/courrier/rectifier-des-donnees-inexactes-obsoletes-ou-perimees
Le droit à l’effacement des contacts et clients ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en oeuvre pour répondre à une obligation légale. En dehors de cette situation, les contacts et clients pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
• Lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière.
• Lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement.
• Lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par EYECOOK et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux
pour le traitement.
• Lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage.
• Lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Les contacts et clients sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par EYECOOK est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution d’un contrat commercial.
EYECOOK fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les contacts ou les clients eux-mêmes, sur des services en ligne proposés
EYECOOK et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
EYECOOK ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.
Les contacts et clients sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse du responsable de traitement indiquée en préambule, accompagné d’une copie signée d’un titre d’identité.
Pour l’ensemble des droits mentionnés dont bénéficie le contact ou le client et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, nous vérifierons l’identité de la personne concernée.
Les contacts et clients sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un message d’erreur lors de la validation. Dans le cas où des réponses sont obligatoires, le formulaire indique les conséquences d’une absence de réponse.
EYECOOK se voit conférer par les contacts et clients un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.
Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de EYECOOK, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).
EYECOOK informe ses contacts et clients qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.
Dans ce cas, EYECOOK s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.
EYECOOK s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux soustraitants les mêmes obligations en matière de protection des données que celles stipulées dans le présent document. De plus, EYECOOK se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
Il appartient à EYECOOK de définir et de mettre en oeuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite. Parmi ces mesures figurent principalement :
• L’utilisation de mesures de sécurité pour l’accès aux locaux ;
• La sécurité de l’accès à nos postes informatiques et smartphones ;
• Login et mot de passe pour toutes nos applications métiers ;
• La gestion des habilitations pour l’accès aux données
Pour ce faire, EYECOOK peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’elle estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion. En tout état de cause, EYECOOK s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, EYECOOK s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.
En cas de violation de données à caractère personnel, EYECOOK s’engage à le notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les contacts et clients et que les données n’ont pas été protégées, EYECOOK :
• En avisera les contacts et clients concernés.
• Communiquera aux contacts et clients concernés les informations et recommandations nécessaires.
Les contacts et clients concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :
CNIL – Service des plaintes
3, place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.
Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des contacts et clients par tout moyen choisi par EYECOOK en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).